Akauntabiliti Dalam Pengurusan Kewangan

AKAUNTIBILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN

1. PENGENALAN

Skop Pengurusan Kewangan

Perancangan/Belanjawan

Pelaksanaan

Laporan

Kawalan/Penilaian


Tanggungjawab

Bermaksud menjalankan tugas-tugas yang diarahkan mengikut peraturan-peraturan yang disedia/ditetapkan.


Akauntibiliti

Konsep: Pegawai perlu bertanggungjawab ke atas tanggungjawab yang diberikan dan bersedia menghadapi implikasi keputusannya.


Antara Ciri-Ciri Akauntibiliti

1. Hubungan tanggungjawab - perlu ada hubungan 2 pihak.

2. Bilamana hubungan dibentuk – melalui peruntukan-peruntukan/peraturan-peraturan dan prinsip-prinsip diterima umum.

3. Garis sempadan tanggungjawab – melalui jadual tugas khas.




2. PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

Tanggungjawab dan akauntibiliti Pegawai Pengawal tertakluk kepada peruntukan undang-undang dan peraturan:

1. Perlembagaan Persekutuan (Bahagian 7, perkara 96-99)

2. Akta Prosedur Kewangan 1957 (APK) (Disemak 1972)

3. Akta Pendidikan 1996

4. Arahan Perbendaharaan (AP)

5. Pekeliling/Surat Pekeliling Perbendaharaan dan Perkhidmatan

6. Arahan Amanah

7. Buku Panduan Kewangan dan Perakaunan Sekolah

8. Peruntukan dan peraturan lain



3. PEGAWAI PENGAWAL

3.1 Perlantikan Pegawai Pengawal

Perlantikan dibuat atas nama jawatan oleh Menteri/Menteri Besar/Ketua Menteri mengikut tiap-tiap maksud perbelanjaan tahunan yang dibentangkan di hadapan Badan Perundangan menurut perkara 99 Perlembagaan Persekutuan/Negeri [Sek. 15A(1) dan (5) Akta Prosedur Kewangan (APK)]







5.1 Tanggungjawab Pegawai Pengawal

Tanggungjawab tertakluk kepada apa-apa arahan yang diberi oleh Pihak Berkuasa Kewangan untuk:

5.1.1 Mengawal perbelanjaan yang dibenarkan dibawah maksud perbelanjaan yang dibenarkan, dan

3.2.2 Menjadi Ketua Pegawai Perakaunan mengenai:

a) Semua wang awam yang dipungut, diterima atau dibelanjakan, dan

b) Semua stor awam yang telah diterima,dipegang atau dilupuskan

3.2.3 Menandatangani pengesahan tentang betulnya dan kewajaran caj yang ditunjukkan dalam penyata-penyata yang dikehendaki dibawah Sek.16 (APK). Penyata-penyata termasuklah:

- Penyata Akaun Hasil
- Penyata Akaun Pinjaman
- Penerimaan dan Perbelanjaan
- Akaun Kumpulan Wang, dan
- Penyata Aset dan Liabiliti

5.1.2 Melaporkan secara bertulis kepada pihak berkuasa kewangan/suruhanjaya berhubung tiap-tiap kejadian kemungkinan surcaj di bawah Sek.18 (APK)











Penjelasan/Tafsiran

6 Pihak Berkuasa Kewangan ialah:

Perbendaharan – jika berhubung dengan kumpulan wang disatukan, atau

Pegawai Kewangan Negeri – jika berhubung dengan Kumpulan Wang Negeri

7 Pegawai Perakaunan

Seorang Pegawai yang menguruskan wang awam atau barang-barang awam (terpakai bagi Ketua Jabatan atau pegawai bawahannya) (AP 9)

atau

Tiap-tiap pegawai awam yang dipertanggungjawabkan dengan tugas:

a) Menguruskan pungutan, penerimaan atau perakaunan;

b) Menguruskan perbelanjaan;

c) Menguruskan stor awam (penerimaan jagaan dan pelupusan).


8 Wang Awam

Semua hasil, pinjaman, amanah dan lain-lain wang dan semua bon, debentur dan lain-lain sekuriti yang dikumpul atau diterima kecuali zakat,fitrah, baitumal atau hasil-hasil muslim yang sama (APK)

9 Stor Awam

Harta dan barang kepunyaan/milik dibawah Kawalan Persekutuan/Negeri (APK)


9.1 Kuasa Pegawai Pengawal

Pegawai Pengawal boleh menetapkan had kuasa dan tugas yang diberi atau dikenakan ke atasnya, boleh dijalankan atau dilaksanakan bagi pihaknya oleh mana-mana pegawai perakaunan di bawah kawalannya untuk menjamin perjalanan atau pelaksanaan sempurna kuasa dan tugas-tugas tersebut (Sek.15A(2) APK)

(Tertakluk kepada mana-mana undang-undang bertulis yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa kewangan di bawah Sek.4 (APK))


4. ANGGARAN BELANJAWAN

9.2 Penyediaan Anggaran Belanjawan

Pelaksanaan oleh Badan Perundangan menjalankan pengawalan atas perbelanjaan kerajaan melalui peruntukan perlembagaan dan undang-undang dimana:

Segala hasil daripada apa-apa punca juapun hendaklah dimasukkan ke dalam Kumpulan Wang Disatukan dan tiada apa-apa pembayaran boleh dibuat kecuali apabila peruntukan sebanyak yang ditetapkan bagi maksud tertentu telah dibenarkan oleh undang-undang (Sek.13 APK).












9.3 Kawalan Belanjawan

Proses penurunan kuasa berbelanja melalui waran peruntukan (AP.94)

Ada 2 proses kawalan perbelanjaan:

a) Kawalan Peruntukan

- Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan;

- Jika berlaku lebihan – perlu lapor kepada perbendaharaan dan boleh diproses melalui AP.59;

- Perbelanjaan darurat(AP.55).


a) Pengurusan Perbelanjaan

- Pengawasan atas perbelanjaan

- Pembayaran melalui kebenaran khas (AP.58(a) )

- Pembayaran bagi barang/perkhidmatan yang dibekal dengan suci hati tidak boleh ditahan (AP.59)


5. PERAKAUNAN

5.1 Penyelenggaraan Buku Vot (AP.95)

- Peruntukan perlu ada sebelum membuat komitmen/tanggungan;

- Semua urusniaga (waran, tanggungan, pembayaran dll) dikemaskini;

- Pegawai memperakui baucer perlu menandatangani ringkas;

5.2 Perolehan

Perolehan perlu patuhi had nilai perolehan, kuasa dan tanggungjawab Lembaga Perolehan dan Jawatankuasa sebut harga (Surat Pek. Perb. Bil. 2/99)
Tatacara Perolehan:

a) Pembelian melalui Panjar Wang Runcit (Tidak melebihi RM500.00 satu pembelian)

b) Pembelian Terus

i. Bekalan /Perkhidmatan

- <10,000 – mana-mana pembekal

- RM10,000-RM50,000 – pembekal bumiputra yang berdaftar

ii. Kerja

-
- >RM20,000 -
c) Sebutharga

iii. Bekalan/Perkidmatan

- >RM50,000 -
iv. Kerja

- >RM20,000 -

d) Tender

Perolehan > RM200,000

*Pengecualian peraturan perlu kelulusan Kementerian Kewangan

5.3 Terimaan

Pegawai Pengawal bertanggungjawab mengawal terimaan dan menyimpan wang awam (AP 53)

- Memungut dengan sewajarnya segala wang awam yang patut diterima oleh atau di bawah arahannya;

- Menyimpan dengan selamat serta bertanggungjawab sekiranya akaun di bawah kuasa mereka didapati tidak betul;

- Perwakilan kewajipan ini hendaklah dibuat dengan arahan bertulis;

- Kebenaran bertulis untuk menerima wang (AP69);

- Resit

· Dua pegawai dikehendaki bagi mengeluarkan resit (AP70(a) );

· Resit dikeluarkan serta merta kecuali terimaan melalui potongan gaji (AP60);

· Dilarang meminda resit (AP62);

· Pembayar hendaklah diberitahu sepenuhnya meminta resit bayarannya (AP61);



· Simpan resit ditempat berkunci dan selamat (AP68);

· Wang awam tidak boleh digunakan (AP85).


- Memasukkan pungutan ke Bank Perbendaharaan

· Menyediakan penyata pemungut dan memasukkan wang ke bank (AP79);

· Masukkan wang ke bank apabila (AP78);

o Pungutan tunai > RM 500.00
o Jumlah pungutan > RM2000.00
o Hari akhir kerja bulanan

- Pungutan dicaj kepada hasil/amanah/maksud yang betul;

- Pegawai pengawal hendaklah menyelenggara dan melaporkan Akaun Belum Terima (ABT) (AP 89a);

- Laporan ABT tiap-tiap tiga bulan sekali dan dilaporkan dalam masyarakat jawatankuasa pengurusan kewangan;

- Pegawai pengawal bertanggungjawab menyediakan Penyata Pengesahan dan akaun hasil (Surat Pek. ANM. Bil. 2/86)

5.4 Bayaran

- Pegawai Pengawal memastikan bil-bil yang sempurna dibayar dengan secepat mungkin (AP56c);



- Ketua Jabatan memastikan bil dibayar tidak lewat dari sebulan dari tarikh yang disampaikan (AP 103a);

- Bil yang tertunggak tahun lalu perlu kelulusan khas (AP 58(a));

- Tuntutan perjalanan pegawai awam hendaklah dikemukakan tidak lewat daripada 10hb dalam bulan berikutnya (AP 100(a));


6. KAWALAN/AUDITAN

Pegawai pengawal adalah bertanggungjawab secara langsung kepada Jawatankuasa Kira-Kira Wang Negara (AP301).

Pegawai Pengawal mestilah melaporkan dengan segera kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan jika pematuhan kepada arahan dari Menteri memerlukan penyimpangan dari prosidur kewangan (AP302).

Peringkat Auditan

· Pre-audit
o Pejabat perakaunan

· Post-audit
o Audit dalam
o Ketua Audit Negara


7. SURCAJ

Sek. 18 APK 1957 boleh dikenakan kepada mana-mana orang yang sedang dan telah berkhidmat dengan kerajaan jika:

a) Gagal memungut apa-apa wang yang terhutang kepada kerajaan;

b) Bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran yang tidak sepatutnya atau tidak disahkan;

c) Bertanggungjawab tentang apa-apa kekurangan atau kebinasaan apa-apa wang awam, setem, sekuriti, stor, atau harta-harta kerajaan yang lain;

d) Sedang atau telah menjadi seorang pegawai perakaunan, gagal atau telah gagal menyimpan akaun-akaun atau rekod-rekod yang sempurna;

e) Telah gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab atas kelewatan dalam pembayaran wang awam kepada pihak penerima;

Surcaj yang dikenakan tertakluk kepada syor oleh Perbendaharaan dan diputuskan oleh Lembaga Tatatertib. Bagi kegagalan (a)hingga (c) surcaj maksima boleh dikenakan tidak melebihi daripada jumlah kehilangan.