Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran AwamBilangan 8 Tahun 1991

Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

Tujuan

Pekeliling ini mengandungi panduan untuk Ketua-Ketua Jabatan berhubung dengan penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja bagi pegawai dan staf masing-masing. Panduan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah seperti di Lampiran kepada Pekeliling ini

Latar Belakang

2. Manual Prosedur Kerja adalah sebuah dokumen rujukan bagi peringkat jabatan/pejabat, mengandungi fungsi dan objektif rasmi pejabat, prosedur-prosedur yang jelas serta pegawai dan staf yang bertanggungjawab bagi melaksanakan tiap-tiap aktiviti yang dipertanggungjawabkan. Dokumen ini adalah rujukan utama yang akan membantu jabatan/pejabat berfungsi dengan cekap dan berkesan. Keterangan mengenai fungsi dan objektif rasmi yang sejelasjelasnya dan diketahui secara dekat dan terperinci oleh setiap anggota jabatan/pejabat akan membolehkan mereka melaksanakan tugas dengan lebih berkesan. Prosedur kerja yang terperinci serta penentuan tanggungjawab yang jelas pula akan juga membantu pegawai dan staf menjalankan tugas masing-masing dengan lebih cekap dan teratur.
3. Fail Meja pula adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/ jawatan. Dokumen ini, antara lain, mengandungi carta jabatan/ pejabat yang menunjukkan kedudukan individu dalam jabatan/pejabat berkenaan, objektif Jabatan dan Bahagian di mana individu ini ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan. Apabila mereka jelas mengenai tuju arah jabatan/pejabat dan jelas juga mengenai peranan yang perludilaksanakan serta mempunyai garispanduan yang lengkap bagi menjalankan kerja, tugas mereka dapat dijalankan dengan cekap dan sempurna serta mengelakkan kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu kerja. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah alat pengurusan yang dapat menyumbang kepada peningkatan kecekapan serta keberkesanan jabatan/pejabat
Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

4. Satu perkara yang perlu diberi penekanan ialah Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja perlu dikaji semula dari semasa ke semasa. Jabatan/pejabat hendaklah membuat kajian semula ke atas Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja mereka sekurang- kurangnya setahun sekali. Dokumen-dokumen ini juga perlu dikemaskinikan apabila timbul keperluan. Misalnya, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja perlu dikemaskinikan apabila berlaku perubahan dalam dasar dan undang-undang kerajaan yang melibatkan jabatan/pejabat tersebut. Kedua-dua dokumen juga perlu dikemaskini apabila wujud proses-proses atau tugas-tugas baru dalam jabatan/ pejabat hasil daripada penyemakan semula proses yang ada, penyusunan semula tugas atau struktur jabatan/pejabat yang berkaitan.
6. Kajian semula dan pengemaskinian kedua-dua dokumen ini hendaklah dilakukan bagi memastikan ianya sesuai dijadikan dokumen rujukan utama bagi pegawai dan staf jabatan/pejabat pada setiap masa. Dokumen-dokumen yang kemaskini boleh membantu dengan berkesan pegawai dan staf yang baru melapurkan diri di jabatan/ pejabat berkenaan. Setiap pegawai dan staf jabatan/pejabat yang akan bertukar keluar daripada sesuatu jabatan/pejabat hendaklah menyerahkan Fail Meja berserta dengan nota serah tugasnya kepada penggantinya
Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
Konsep Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
MPK dan FM adalah dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan/pejabat. Kedua-dua dokumen ini adalah alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan/pejabat keseluruhannya. Konsep MPK dan FM digambarkan seperti dalam Rajah 1.
MPK adalah dokumen rujukan untuk peringkat jabatan/ pejabat. Ia mengandungi maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai jabatan/pejabat, seperti sejarah dan rasional penubuhan jabatan/pejabat, objektif, fungsi, prosedur dan pegawai/staf yang bertanggungjawab melaksanakan prosedur tersebut.
Maklumat mengenai sejarah dan rasional penubuhan jabatan/ pejabat akan membolehkan individu dalam jabatan/pejabat mengetahui mengapa jabatan/pejabat ditubuhkan dan apakah harapan-harapan jabatan/pejabat terhadap mereka. Maklumat mengenai objektif dan fungsi utama jabatan/pejabat pula akan membolehkan individu dalam jabatan/ pejabat mengetahui tujuarah yang perlu diikuti dalam melaksanakan tanggungjawab masing-masing. Penetapan fungsi jabatan/ pejabat serta pembahagian aktiviti yang jelas antara bahagian dan unit di bawah jabatan/pejabat membolehkan setiap individu di dalam jabatan/pejabat jelas mengenai parameter tugas masing-masing dengan tepat di samping mengetahui tugas-tugas bahagian/ unit/ individu lain dalam jabatan/pejabat. Rangkaian prosedur dan pegawai/staf bertanggungjawab yang ditunjukkan pula akan memberi gambaran yang jelas kepada individu mengenai langkah-langkah yang terlibat dalam semua aktiviti jabatan/ pejabat.
MPK mendokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja. Tiap-tiap kerja mempunyai proses dan peraturan yang tertentu. Kerja yang dijalankan dengan tidak mengikut proses dan peraturan yang telah ditetapkan boleh menimbulkan kelewatan, pembaziran masa dan ketidakcekapan. Bagi membolehkan kerja dibuat dengan tepat dan cekap, satu cara yang sistematik perlu diwujudkan. Adalah penting proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja di antara pegawai dikenalpasti, disusun dan dibukukan dengan jelas supaya ia dapat dijadikan sebagai bahan rujukan. Cara bekerja yang jelas dan teratur akan meningkatkan produktiviti jabatan/pejabat. Bagi menyenangkan rujukan, tiap-tiap Ketua Bahagian perlu dibekalkan dengan MPK.
FM pula berperanan untuk meningkat kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap seorang individu dalam jabatan/pejabat. Untuk tujuan ini FM dirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Asas FM adalah senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam jabatan/pejabat. Rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist) yang terdapat dalam FM adalah garis panduan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan cekap. Peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu juga dimuatkan dalam FM. Objektif Jabatan, objektif Bahagian dan Unit serta carta yang menunjukkan kedudukan individu dalam Bahagian atau Unit masing-masing akan membantu individu- individu memahami peranan mereka dalam jabatan/pejabat.
Dengan adanya FM, seseorang pegawai akan dapat memahami peranannya dalam sesebuah jabatan/pejabat dan bagaimana ia boleh membantu meningkatkan produktiviti jabatan/pejabat. FM adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai.
Selain daripada sebagai alat pengurusan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan individu dan jabatan/pejabat, MPK dan FM juga berguna sebagai alat latihan terutama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke sesuatu jabatan/pejabat. Biasanya pegawai- pegawai ini sukar memahami kerja baru mereka dan kerapkali mengambil masa yang panjang untuk mempelajari cara-cara menjalankan tugas. Didapati mereka banyak bergantung kepada pengalaman rakan-rakan yang terdahulu dan tiada satu dokumen rasmi yang menyenaraikan susunan kerja yang tertib untukdirujuk.
Sebelum MPK dan FM diperkenalkan, pekerja-pekerja dalam jabatan/pejabat melaksanakan tugas masing-masing berasaskan pengetahuan yang dipelajari dari pengalaman dan tunjuk ajar pekerja-pekerja lama. Seringkali pengetahuan tersebut tidak berasaskan kepada cara-cara bekerja yang seragam dan hanya berasaskan kepada kefahaman pegawai-pegawai lama. Dengan yang demikian terdapat pekerja-pekerja yang menjalankan tugas tanpa mengetahui cara-cara bekerja dengan betul dan tidak jelas dengan bidang kuasa masing-masing. Keadaan ini melambatkan penyelesaian ke atas sesuatu tugas.
MPK dan FM mempunyai tujuan dan fokus yang berbeza. Oleh yang demikian jabatan/pejabat perlu mempunyai kedua-dua dokumen ini. Perbezaan bagi kedua-dua dokumen ini adalah seperti dalam Rajah 2.
MPK adalah untuk rujukan semua pegawai/staf. Hanya satu MPK akan disediakan bagi satu jabatan/pejabat. Fokus utama MPK adalah jabatan/pejabat dan tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan jabatan/pejabat keseluruhan. Sementara fokus utama FM adalah individu dan tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh individu. FM perlu disediakan untuk semua individu/jawatan dalam jabatan/pejabat.
Penyediaan MPK dan FM membawa beberapa kebaikan seperti berikut:
Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi;
Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja;
Menentukan peraturan jabatan/pejabat dipatuhi;
Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas;
Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru;
Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain;
Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat;
Mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja; dan
Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain.
Adalah dijangka jika MPK dan FM disediakan dengan sempurna dan dijadikan sebagai rujukan utama dalam menjalankan tugas dan tangungjawab jabatan/pejabat, kecekapan dan keberkesanan jabatan/pejabat dapat dipertingkatkan