Sistem Perakaunan Mikro

SISTEM PERAKAUNAN MIKRO (SPM)
(PKPA 3/1992)

A. PENGENALAN

Satu kaedah untuk mengumpul, mengukur dan menganalisis kos langsung dan tak langsung yang terlibat dengan output oleh sesebuah agensi kerajaan.

B. KONSEP SPM ?

1. Merupakan sebahagian daripada perakaunan pengurusan di peringkat jabatan meliputi:
a. Belanjawan
b. Perancangan Kewangan
c. Perakaunan Kos
d. Pelaburan Modal

2. Digunakan untuk menentukan kos output yang dikeluarkan oleh agensi-agensi kerajaan.
3. Menyediakan maklumat untuk membantu proses perancangan, pelaksanaan, pengawalan dan penilaian.

C. RASIONAL

· Memberi penekanan kepada pengekosan output di peringkat jabatan supaya perbandingan antara kos yang dirancang dan kos sebenar dapat dinilai.
· Mempertingkatkan sistem perakaunan pengurusan untuk memberi keberkesanan dalam proses perancangan strategik dan penggunaan sumber-sumber.
· Kekurangan sistem sekarang – iaitu maklumat-maklumat kos yang diperoleh daripada buku vot, rekod-rekod, kewangan jabatan dan sistem perakaunan kewangan sekarang tidak mencukupi untuk pihak pengurusan membuat keputusan.
· Kos sebenar program/aktiviti/output susah diperoleh.
· Sistem perakaunan kerajaan adalah berdasarkan sistem tunai yang diubahsuai.

D. OBJEKTIF

· Membantu pihak pengurusan dalam proses pelaksanaan, pengawalan, dan penilaian.
· Menyediakan maklumat kos untuk Sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS).
· Mengenal pasti punca terkurang atau terlebih dibelanjakan dan dengan itu langkah pembetulan dapat diambil.
· Membolehkan pihak pengurusan mengetahui tentang perubahan trend dalam kos output dan seterusnya membuat perubahan dalam proses pengeluaran.
· Mengesan prestasi dengan perbandingan kos sebenar dengan kos dirancang (STD COST).
· Sebagai asas untuk meletak harga “pricing” dan membantu keputusan “Make or Buy”.
· Mewujudkan akauntabiliti yang lebih baik bagi penggunaan sumber.
· Membolehkan perbandingan kos semasa dengan kos tempoh terdahulu dilakukan.
· membolehkan perbandingan dengan kos organisasi lain yang serupa.

E. MANFAAT SPM DIPERKENALKAN

· Alat untuk mengesan prestasi.
· Menerapkan kesedaran kos.
· Menggalakkan cara yang kosnya efektif dalam melakukan kerja.
· Memberi maklumat kos untuk sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS).
· Membolehkan sumber diagih dengan optimum.
· Memudahkan proses membuat keputusan.
· Akauntabiliti yang lebih baik bagi penggunaan sumber.
· Membolehkan pengurusan mengesan perubahan trend kos.
· Sebagai asas untuk meletak harga.

PENGEKOSAN

Proses penentuan kos atau perkiraan kos secara terperinci bagi sesuatu barangan atau perkhidmatan (output).

Contoh-contoh:
· Kos prosesan satu baucer
· Kos pembinaan satu km jalan raya
· Kos prosesan satu pasport antarabangsa
· Kos melatih seorang peserta kursus
· Kos menjalankan satu kajian




F. RUMUSAN

· Menyediakan maklumat kepada pihak pengurusan untuk perancangan dan membuat keputusan.
· Membantu pihak pengurusan mengarah dan mengawal operasi agensi.
· Mendorong pihak pengurusan dalam mencapai operasi agensi.
· Mengukur prestasi pengurus dan bahagian-bahaian dalam organisasi.


KONSEP AKAUNTABILITI
DALAM PENGURUSAN KEWANGAN

DEFINISI

Secara umumnya akauntabiliti dimaksudkan sebagai bertanggungjawab ke atas segala tanggungjawab diamanahkan. Dalam pengurusan kewangan, akauntabiliti dikaitkan dengan sistem perakaunan yang berfungsi bagi menyimpan rekod-rekod pengurusan kewangan.

TAFSIRAN (Seksyen 4 Akta Acara Kewangan)

1. Pegawai Pengakuan

Pegawai Pengakuan termasuklah tiap-tiap pegawai awam yang bertanggungjawab bagi memungut, menerima atau mengakaun atau yang sebenarnya memungut, menerima atau mengakaun wang awam atau barang-barang awam atau yang bertanggunjawab bagi membayar atau yang sebenarnya membayar, apa-apa wang awam yang bertanggungjawab bagi menerima, menyimpan atau melupus atau mengakaun barang-barang awam atau sebenarnya menerima, memegang atau melupus barang-barang awam.

2. Wang Awam (Seksyen 3 Akta Acara Kewangan)

Wang Awam mempunyai pengertian yang diberi kepadanya di bawah seksyen 3 Akta Acara Kewangan 1957 termasuklah wang tunai, cek, kiriman wang, wang pos setem yang diterima dan dipegang oleh pegawai awam atas jawatan rasmi mereka.

3. Tanggungjawab Pegawai Pengawal
(Arahan Perbendaharaan Perkara 53)

Semua Pegawai Pengawal dan pegawai yang menjaga daerah atau pejabat cawangan adalah dengan sendiri bertanggungjawab bagi melaksanakan dengan sempurnanya kewajipan kewangan jabatan atau pejabat mereka, bagi memungut dengan sepatutnya segala wang awam yang patut diterima oleh mereka atau di bawah arahan mereka bagi menyimpan dengan selamatnya wang awam itu dan juga bagi apa-apa yang tidak betul dan akaun yang dikemukakan oleh mereka dibawah kuasa mereka. Setakat mana kewajipan diwakilkan di dalam jabatan atau pejabat hendaklah dinyatakan dengan arahan bertulis. Seseorang pegawai tidaklah melepaskan dirinya daripada tanggungjawab amnya dengan mewakilkan pelaksanaan kewajipannya kepada pegawai bawahan.

KOMPONEN AKAUNTABILITI

Konsep akauntabiliti agak meluas. Ia terdapat dalam semua bidang pengurusan tetapi berbeza antara satu bidang dengan bidang yang lain. Secara amnya akauntabiliti mempuntai beberapa komponen seperti berikut:-

1. Akauntabiliti kewangan yang dikaitkan dengan sistem perakaunan.
2. Akauntabiliti undang-undang yang dikaitkan dengan sistam undang-undang melindungi seseorang individu daripada budibicara pentadbiran yang berkuasa.
3. Akauntabiliti awam yang dikaitkan dengan tanggungjawab kepada orang awam.
4. Akauntabiliti politik dan pengurusan lebih mengutamakan penyediaan akaun dan aspek-aspek mengapa sesuatu perbelanjaan perlu dibelanjakan sebagai rupa. Ia juga ingin mengetahui apakah faedah yang telah diterima dan keputusan yang tercapai daripada perbelanjaan tersebut.

CIRI-CIRI

Akauntabiliti hanya akan wujud jika wujud perhubungan antara dua pihak iaitu pihak yang dipertanggungjawabkan dan pihak yang mempertanggungjawab. Akauntabiliti juga boleh diwujudkan dengan berpandukan kepada perkara-perkara seperti berikut:-

1. Berpandu kepada peraturan seperti akta-akta, Perintah Am, Arahan Perbendaharaan, pekeliling dan surat pekeliling yang dikeluarkan oleh kerajaan.
2. Berpandu kepada organisasi seperti pekeliling-pekeliling Kementerian dan juga Jabatan.
3. Berpandu kepada tugas dan tanggungjawab seperti yang tercatat dalam senarai tugas.

SIFAT-SIFAT AKAUNTABILITI DALAM ORGANISASI

1. Setiap Organisasi yang diwujudkan mempunyai objektif tersendiri yang perlu dicapai dalam jangkamasa tertentu, misalnya Kementerian Pendidikan Malaysia, untuk mencapai Dasar pelajaran kebangsaan yang terangkum dalam Falsafah Pendidikan Negara.
2. Perhubungan Baik Antara Majikan – Pekerja-pekerja – Awam.

I. Majikan dengan Pekerja

Majikan memberi kebajikan seperti cuti, pinjaman perumahan dan kenderaan juga perubatan. Diberi ganjaran seperti upah, pergerakan gaji, kenaikan pangkat dan penghargaan.

Selaras dengan itu, pekerja pula mestilah memberikan perkhidmatan yang cekap. Pekerja haruslah memberi penghormatan kepada pegawai atasan.

II. Pekerja dengan Pekerja

Pekerja dengan pekerja mestilah bekerjasama diantara satu dengan yang lain, disamping itu perasaan saling menghormati dapat diwujudkan.

III. Pekerja dengan Masyarakat

Pegawai awam mestilah memberi perkhidmatan yang bersih, cekap dan amanah dan sentiasa bersopan santun kepada masyarakat ketika memberi perkhidmatan.

3. Bidangkuasa

Tiap-tiap pegawai awam mempunyai bidangkuasa tersendiri. Tujuannya adalah untuk memastikan wujudnya pengurusan kewangan yang teratur dan kemas kini.
4. Pembinaan Kesedaran Sikap

Setiap pegawai awam yang bertanggungjawab dalam pengurusan kewangan mestilah mempunyai sikap yang positif, amanah dan berwibawa.

5. Mahir Dalam Prosedur Kewangan

Pegawai yang bertanggungjawab dalam pengurusan kewangan hendaklah mahir dalam pengurusan kewangan.

PELAKSANAAN DAN KAWALAN

1. Perancangan

I. Anggaran Belanjawan disediakan dengan terperinci setelah diambilkira keperluan yang akan datang.
II. Melaksanakan perbelanjaan mengikut belanjawan yang diluluskan bagi tahun itu sahaja.
(Rujuk perkara 3 tafsiran Kewangan – Akta Acara Kewangan 1957)

III. Memastikan perbelanjaan dibuat mengikut prosedur bagi mengelakkan penyelewengan.
(Rujuk Perkara 3 Akta Acara Kewangan 1957)

IV. Perbelanjaan tidak melampaui peruntukan.
V. Memastikan tidak berlaku pembaziran perbelanjaan.



2. Perbelanjaan Harta Modal

Mempastikan harta-harta kepunyaan organisasi terpelihara dan sentiasa berada dalam keadaan selamat.

3. Penyimpan rekod-rekod Perakaunan

I. Memastikan rekod-rekod perakaunan tercatat lengkap, kemas kini dan betul.
II. Maklumat-maklumat dan laporan-laporan kewangan dapat disediakan dengan cepat, tepat pada masanya.

4. Penyeliaan

I. Segala catatan perlu disemak semula.
II. Kebanaran dan penurunan kuasa.
(Seksyen 69 Arahan Perbendaharaan)

III. Program motivasi Kawalan Mutu Kerja seperti In-House Training patut diadakan.

HALANGAN-HALANGAN

1. Penyelengaraan anggaran tidak tepat, misalnya perancangan tidak teliti.
2. Pegawai yang tidak mempunyai pengetahuan, pengalaman dan tidak berminat dalam bidang kewangan.
3. Dasar dan polisi kerajaan yang sering berubah.
4. pertukaran pegawai yang berkaitan dengan pengurusan kewangan sering berlaku.
5. Kesilapan menerima arahan dan keletihan akibat beban kerja yang terlalu banyak.
6. Campur tangan pihak pengurusan yang berpengaruh.
7. Pihak pengurusan gagal mengambil apa-apa tindakan untuk membetulkan kelemahan.

KEKESANAN

1. Produktiviti Meningkat
2. Wujud semangat kekitaan (esprit de corp)
3. Objektif organisasi tercapai

KESALAHAN-KESALAHAN YANG BOLEH DIKENAKAN SURCAJ

1. Dibawah Akta Acara Kewangan (Pindaan 1987 – A393)

I. Gagal mengutip hasil atau cukai
II. Membuat bayaran tidak mengikut peraturan
III. Terlibat dan sabit dengan sesuatu kehilangan atau kerosakan harta-harta kerajaan.
IV. Gagal menyimpan kira-kira dan rekod-rekod yang perlu dengan lengkap dan kemas kini.

PENUTUP

Akauntabiliti memainkan peranan yang sangat penting dalam mana-mana organisasi. Seandaikan akauntabiliti wujud maka semua objektif dan visi organisasi akan tercapai.