Arahan Perkhidmatan

ARAHAN PERKHIDMATAN

SISTEM FAIL

1. Apakah Sistem Fail
· Satu proses klasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod, supaya ia dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki.

2. Sistem Pengkelasan Fail
· Abjad
Perkataan kunci daripada judul digunakan dan disusun mengikut abjad. Ini juga bermakna sesuatu fail itu harus mempunyai tajuk yang disusun berdasarkan abjad.

· Nombor
Tiap-tiap item diberi nombor yang tertentu dan fail disusun mengikut nombor tersebut.

· Abjad dan Nombor
Satu nombor diberi kepada satu fail. Fail disusun mengikut nombor siri tersebut. Perkataan kunci dari judul tersebut akan diindeks dan difail mengikut abjad di dalam indeks abjad.

3. Keperluan Terhadap Sistem Fail Yang Baik
· Kepadatan - Seboleh-boleh mengguna wang yang minimum
· Asesibiliti - Mudah untuk dirujuk
· Ekonomi - Menentukan system penyimpanan fail adalah dengan kos yang minimun
· Keanjalan - Bagi maksud pembesaran ruang pada masa hadapan
· Lokasi - Hendaklah ditelakkan di tempat yang mudah dan
Segera diperoleh tanpa berlengah.
· Rujukan Silang - Supaya memberi kemudahan dalam mengesan
dokumen lain yang bersangkutan atau rekod dapat dicari di bawah pelbagai tajuk.
· Retention - Bagi membolehkan fail-fail yang tidak lagi aktif
dipindahkan.
· Klasifikasi - Untuk memberi kemudahan dalam membuat rujukan

4. Pusat Pendaftaran

Fungsinya adalah seperti berikut:
· Menerima mel / surat masuk dan memasukkannya ke dalam fail-fail yang berkaitan.
· Membahagikan fail-fail kepada pegawai berkenaan untuk tindakan.
· Mengawal pergerakan semua fail.
· Menyimpan fail-fail dengan selamat.
· Mendaftar semua fail dengan memberi siri-siri nombor dan mendapakan indeks bagi setiap fail.
· Simpan dalam perhatian untuk dikemukakan kepada pegawai berkenaan bagi tindakan pada masa akan dating.
· Menghantar mel / surat keluar
· Mengesan fail-fail apabila dikehendaki oleh pegawai-pegawai yang mengambil tindsksn.
· Memindahkan fail-fail lama dan tidak digunakan lagi ke Arkib Negara.


Kebaikan Pusat Pendaftaran
· Memudahkan kawalan yang berkesan.
· Penggunaan peraturan dan kaedah yang standard
· Tanggungjawab dapat dipastikan.
· Mengelakkan dokumen-dokumen bertindih.


Keburukan Pusat Pendaftaran
· Fail sukar dikesan dengan cepat
· Kemungkinan fail hilang kerana ramai menggunakannya.
· Kelewatan berlaku kerana fail yang dikendalikan terlalu banyak


5. Penyelenggaraan Fail
· Mendaftar fail mengikut nombor dan abjad
· Mencatatkan tahun fail dibuka.
· Kertas minit dan surat-surat.
· Merekod surat-surat pada kertas minit. Surat keluar – biru/hitam. Masuk – Merah.
· Membuka kulit fail baru sebagai sambungan.
· Peringkat tindakan fail. Tindakan seperti ‘segera’ diletakkan pada kulit fail.


6. Fail SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP)
· SDP berlaku kerana banyak sebab. Antaranya, menunggu jawapan atau tindakan.
· Fail SDP perlu dikeluarkan untuk tindakan kepada siapa harus dihantar.
· Fail SDP boleh disusun di tempat khas mengikut tarikh SDPnya.

7. Memelihara Keselamatan Fail
· Memelihara dari keciciran
· Memelihara keselamatan kandungan fail
· Mengasingkan fail-fail mati (fail tidak dibuat rujukan lagi) ke tempat lain yang lebih sesuai untuk simpanan dan pemusnahan

PENGURUSAN REKOD-REKOD KERAJAAN

1. Takrif Rekod Kerajaan

Rekod-rekod kerajaan termasuklah surat, dokumen, bahan bercetak, buku, peta, filem dan rakaman suara yang diterima, dan dikeluarkan oleh mana-mana jabatan kerajaan dalam menjalankan urusan rasmi mereka.

2. Kegunaan Rekod
· Bahan sejarah
· Proses pentadbiran
· Sebagai bukti
· Sebagai rujukan
· Tujuan penyelidikan / kajian

3. Pengurusan Rekod Kerajaan
Memelihara semua rekod kekal
Memindah, memisah dan menghapuskan semua rekod yang tidak berguna
Mengadakan jadual untuk menunjukkan tempoh penggunaan rekod
Mengadakan kelengkapan yang sesuai untuk rekod
Mengadakan pusat mengelola dan mengawal rekod dalam organisasi
Adakan satu buku peraturan tentang system penyimpanan rekod
Menyelia dan melatih kakitangan rekod.

4. Tatacara Memelihara Rekod-Rekod Kerajaan
Bilik rekod – tidak lembab, tidak bocor, dinding tidak berlubang dan cukup pusingan udara.
Rekod perlu dihindar daripada bahaya banjir, kepanasan melampau dan kebakaran.
Rekod juga perlu dihindar daripada bahaya binatang
Bilik rekod perlu di ‘vakuum’ setiap hari supaya habuk tidak terkumpul.
Rekod yang basah dikeringkan.
Rekod yang koyak diperbaiki.
Rekod yang rosak diambil tindakan untuk dibaiki.
Bilik rekod perlu mempunyai alat pemadam api
Bilik rekod jangan dijadikan tempat makan, minum dan bersantai serta jadikan stor tempat menyimpan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti spirit.

SURAT MENYURAT

1. Tatacara menulis surat rasmi Kerajaan
Surat menyurat rasmi kerajaan hendaklah jelas isinya, iaitu tidak mengelirukan sesiapa yang membacanya.
Ditulis atas kertas rasmi yang dicetak nama dan alamat organisasi tersebut.
Memulakan surat unggapan yang digunakan adalah berdasarkan tujuan surat ditulis. Disarankan surat rasmi kerajaan bermula dengan unggapan.
Saya dengan hormatnya merujuk perkara di atas
Berhubung dengan perkara di atas, saya …..
Surat diakhiri dengan unggapan, “Saya yang menurut perintah”. Sekiranya pegawai yang menandatangani surat itu bukan Ketua Jabatan, maka diletakkannya “b/p Jabatannya”
Rujukan dan tarikh kini ditulis disebelah kiri surat selepas alamat organisasi / jabatan.
Semua perenggan kecuali perenggan pertama dan unggapan penutup mestilah dinomborkan.
Surat mestilah dihadakan kepada SATU perkara sahaja.
Pengelasan surat mestilah mengikut pengkelasan fail
Semua surat yang keluar mestilah direkodkan.

2. Melayani Surat yang diterima

Setiap surat yang diterima memerlukan perhatian yang segera. Kelewatan membalas sesuatu surat resmi mencerminkan ketidakcekapan sesuatu agensi kerajaan
Surat patut diberi kepada seorang pegawai pada hari pertama surat diterima. Ketua Jabatan perlulah memastikan pegawai yang membuka surat masuk dapat melaksanakan tugas ini. Surat yang diterima hendaklah dicop tarikh terima dan diminitkan jika dihantar melalui Ketua Jabatan. Jika dihantar terus ke atas nama pegawai, maka surat itu tidak boleh dibuka tetapi diberi terus kepada pegawai berkenaan.
Bahagian pendaftaran fail perlulah memasukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail-fail berkenaan dan mengedarkan kepada pegawai berkenaan untuk tindakan.
Semua surat yang mengandungi barangan berharga dan wang hendaklah didaftarkan mengikut peraturan Arahan Perbendaharaan 71, tidak kira sama ada surat itu dikirimkan dengan tangan, berdaftar ataupun surat terbuka.



SISTEM SARAAN MALAYSIA (SSM)


Penambahbaikan Berterusan Ke Arah Pengurusan Sumber Manusia Berasaskan Kompetensi

Tujuan Sistem Saraan Malaysia

Sistem Saraan Malaysia bertujuan memastikan perkhidmatan awam berupaya dan responsif kepada perubahan persekitaran dan permintaan pelanggan dengan menyediakan perkhidmatan yang berkualiti melalui pembangunan kompetensi sumber manusia.



Objektif Sistem Saraan Malaysia
q Lebih responsif kepada persekitaran.

q Menarik, membangun, mendorong dan mengekal anggota berkaliber.

q Memupuk pembelajaran berterusan.

q Membangunkan pekerja berpengetahuan .

Teras Sistem Saraan Malaysia
v Pengenalan Penilaian Tahap Kecekapan.

v Peningkatan Peluang Kemajuan Kerjaya.

v Pengubahsuaian Struktur Gaji dan Elaun.

v Penambahbaikan Syarat-syarat Perkhidmatan.

Penilaian Tahap Kecekapan
Pengukuran tahap pencapaian seseorang anggota dari aspek pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja yang perlu bagi sesuatu pekerjaan atau jawatan.


Sistem Penilaian Prestasi
v Aspek & kriteria penilaian prestasi.

v Wajaran markah prestasi.

v Panduan Sasaran Kerja Tahunan.

v Format & kandungan borang.

v Lima borang mengikut Kumpulan Perkhidmatan.
(JUSA, Gred Khas, P&P, Sokongan I & Sokongan II)

Panel Pembangunan Sumber Manusia

v Melaksanakan penilaian prestasi.

v Menentukan pergerakan gaji anggota.

v Mengenalpasti keperluan latihan anggota.

v Mengesyorkan kaunseling untuk anggota.


Anggota yang diluluskan cuti belajar bergaji penuh dibenarkan menerima pergerakan gaji sebenar sepanjang tempoh kursus.

Anggota yang diluluskan cuti separuh gaji atau tanpa gaji kerana : -

v berkursus
v mengikut suami/isteri bertugas atau belajar di
dalam atau luar negara
v penyakit tertentu

dibenarkan pergerakan gaji secara isyarat tidak lebih dari 3 kali pergerakan gaji dalam tempoh perkhidmatan.


PELUANG KEMAJUAN KERJAYA DARI ASPEK SKIM PERKHIDMATAN

Klasifikasi Perkhidmatan Pendidikan (D)
Klasifikasi Perkhidmatan Pentadbiran & Sokongan (N)


Tempoh dipendekkan
Time-based diperuntuk ke gred baru yang lebih tinggi
PTK diwajibkan


DG41 ke DG44
Berkhidmat sekurang-kurangnya 10 tahun atas Gred DG41
Lulus PTK
Mencapai tahap prestasi yang ditetapkan

DG44 ke DG48
· Berkhidmat sekurang-kurangnya 10 tahun atas Gred DG44
· Lulus PTK
· Mencapai tahap prestasi yang ditetapkan

SSB
• Perlu berada 2 tahun atas gaji maksimum
• Dalam keadaan biasa jika dilantik sebagai PPPS pada umur 24 tahun akan hanya dapat time-based ke DG2 pada umur 50 tahun
SSM
• Tidak perlu berada 2 tahun atas gaji maksimum
• Berpindah ke gred baru DG44 selepas 10 tahun pada umur 34 tahun dengan gaji, elaun & kemudahan lebih baik
• Berpindah ke Gred DG48 selepas 10 tahun berada di Gred DG44 pada umur 44 tahun berbanding 50 tahun [Gred DG48=DG2(SSB)]