Panduan Pengurusan Mesyuarat

(Lampiran kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991)

Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan UrusanJawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan
Tanggungjawab Urusetia
Tanggungjawab urusetia boleh dibahagikan kepada tiga peringkat,iaitu
§ Tindakan-tindakan pra mesyuarat
§ Tindakan-tindakan semasa mesyuarat
§ Tindakan-tindakan selepas mesyuarat
Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat
i. Menentukan Agenda, Tarikh, Masa Dan Tempat Mesyuarat Bersama Pengerusi Jawatankuasa
ii. Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat

Yang mengandungi maklumat-maklumat berikut
· nama jawatankuasa
· nama Pengerusi mesyuarat
· nama Setiausaha mesyuarat
· tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat
· bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat
· peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat
· jenis minuman ringan yang diperlukan

iii. Menentukan Kertas Kerja Kementerian/Jabatan/Agensi Disediakan untuk Perbincangan

Dengan memberitahu kementerian/jabatan/agensi yang dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertas kerja mengenai :
· bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan
· keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat (tidak termasuk lampiran).
iv. Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat
Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti
· nama jawatankuasa
· tarikh dan tempat mesyuarat
· masa mula dan masa dijangka tamat
· agenda mesyuarat
· nama Pengerusi
· jenis pakaian
Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut:
· Perutusan Pengerusi
· Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
· Perkara-perkara berbangkit
· Pembentangan kertas-kertas kerja
· Hal-hal lain
· Penutup
Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan
v. Memastikan Persediaan Kemudahan-kemudahan Bilik Mesyuarat
Perkara-perkara berikut disediakan:
· menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas
· tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu, menyediakan dan menyusun nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir
· alat pembesar suara disediakan dan berfungsi
· alat-alat tulis disediakan di atas meja
· overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu
· menentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuat
Urusetia hendaklah menentukan perkara-perkara tersebut di atas disediakan sekurang-kurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan.
vi. Menentukan Kehadiran
Senarai ini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat diadakan.

vii. Perbincangan Pra Mesyuarat
Norma kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ini ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan.
viii. Memberitahu Ahli-ahli Mesyuarat Tentang Etiket Mesyuarat
· cara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuarat
· menghadiri mesyuarat menepati masa
· memberitahu Pengerusi/Setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat
·
b. Tindakan-tindakan Semasa Mesyuarat
i. Catatan Minit Mesyuarat
Minit Mesyuarat hendaklah merekodkan:
· senarai kehadiran mesyuarat
· perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat
· keputusan-keputusan yang dibuat
· tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh kementerian/jabatan

c. Tindakan-tindakan Selepas Mesyuarat

i. Penyediaan Minit

Draf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi jawatankuasa untuk mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan.
Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan.

ii. Format Minit Mesyuarat
iii. Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat
Catatan nama ahli-ahli mesyuarat hendaklah disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir.
iv. Catatan Perbincangan
v. Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat
Ö Bilangan
Ö Rujukan minit
Ö Perkara
Ö Tarikh hantar
Ö Kementerian/Jabatan
Ö Tarikh maklumbalas patut diterima
Ö Tarikh maklumbalas diterima
Ö Tarikh maklumbalas dibentangkan
Ö Status

Nyatakan sama ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan.
Sebagai norma kerja, maklumbalas patut diterima oleh urusetia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikutan.

vi. Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia
Urusetia hendaklah menyediakan laporan maklumbalas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format berikut:

Ö Cabutan Keputusan
Ö Ringkasan dan Ulasan Urusetia
Ö Maklumbalas Dari Kementerian -Kementerian/Jabatan-jabatan
Ö Senarai Kementerian/Jabatan Yang Belum Memberi Maklumbalas

vii. Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian/Jabatan
menghantar maklumbalas kepada urusetia mesyuarat dengan menggunakan format berikut:

Ö Cabutan Keputusan
Ö Peringkat Pelaksanaan/Pencapaian
Ö Masalah Pelaksanaan
Ö Cadangan Penyelesaian Masalah
.

viii. Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian/Jabatan Bertanggungjawab
Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas dalam tempoh 2 minggu