Panduan Meningkatkan Produktiviti

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran AwamBilangan 6 Tahun 1991

Panduan Mengenai Peningkatan Produktiviti Dalam Perkhidmatan Awam

Latarbelakang
2. Semua jabatan/pejabat Kerajaan hendaklah sentiasa mempertingkatkan produktiviti di semua peringkat. Ini adalah kerana dengan mewujudkan jabatan/pejabat yang produktif, perkhidmatan awam akan dapat mempertingkatkan tahap perkhidmatannya kepada orang ramai. Selain itu melalui peningkatan produktiviti, jabatan/pejabat juga akan dapat mengoptimumkan penggunaan sumber serta menjimatkan kos operasi.
3. Produktiviti tidak akan terjadi dengan sendirinya. Ianya hendaklah diwujudkan melalui tindakan-tindakan yang dirancang dengan teliti. Oleh itu jabatan/pejabat Kerajaan adalah diminta merancang dan mengambil tindakan-tindakan yang konkrit. Usaha ini hendaklah dianggap sebagai satu amalan harian yang dilakukan di sepanjang masa. Panduan yang disediakan ini hendaklah dijadikan asas bagi merangka tindakan-tindakan sedemikian. Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti, jabatan/pejabat Kerajaan hendaklah mewujudkan sistem pengukuran produktiviti yang sesuai dengan output yang dikeluarkan. Melalui pengukuran ini, pihak pengurusan akan dapat mengetahui tahap produktiviti jabatan/pejabatnya pada sesuatu masa, sama ada semakin meningkat atau sebaliknya. Maklumat yang diperolehi ini adalah menjadi asas penting bagi merangka tindakan-tindakan susulan yang selanjutnya
Panduan Mengenai PeningkatanProduktiviti Dalam Perkhidmatan Awam
Tujuan
1. Panduan ini adalah untuk membantu Ketua-ketua Jabatan memahami konsep produktiviti serta merancang dan melaksanakan usaha-usaha bagi meningkatkan produktiviti di jabatan/pejabat masing-masing.
2. Panduan ini menggariskan tiga perkara utama iaitu:
a. Konsep produktiviti;
b. Cara-cara meningkatkan produktiviti; dan
c. Pengukuran produktiviti
I Konsep Produktiviti
Produktiviti boleh didefinisikan sebagai nilai atau kuantiti output yang dapat dihasilkan oleh satu unit input. Output ialah keluaran atau perkhidmatan yang dihasilkan oleh sesebuah organisasi. Sebagai contoh output yang dikeluarkan oleh Jabatan Pendaftaran Negara ialah Kad Pengenalan, Sijil Kelahiran, Sijil Kerakyatan dan Sijil Perkahwinan (Awam). Input pula ialah sumber-sumber yang digunakan untuk menghasilkan output. Sumber-sumber ini ialah seperti tenaga manusia, modal, bahan-bahan, peralatan kerja, jentera dan sebagainya
Dengan lain perkataan, produktiviti ialah konsep yang menjelaskan perhubungan di antara output yang dihasilkan oleh sesebuah organisasi dengan input yang digunakannya. Perhubungan ini lazimnya ditunjukkan dalam bentuk formula

OutputInput
atau ringkasnya
OI
Sebagai contoh, sekiranya satu pasukan pekerja dapat menghasilkan 100 output dalam masa 20 jam maka produktiviti yang dicapai ialah 5 output bagi 1 jam

5. Sesebuah jabatan/pejabat boleh melihat tahap produktivitinya pada berbagai peringkat seperti peringkat organisasi, bahagian, unit atau peringkat pekerja secara individu. Tahap produktiviti ini boleh dinyatakan dalam bentuk: kos seunit output; masa bagi menghasilkan seunit output; ataupun jumlah gunatenaga (manhour) bagi menghasilkan seunit output.
6. Konsep produktiviti sering dikaitkan dengan konsep kecekapan, keberkesanan dan kualiti. Perkaitan di antara produktiviti dan kecekapan boleh dilihat dari segi penggunaan input. Apabila sesebuah jabatan/pejabat dikatakan produktif, bermakna ia telah dapat menggunakan segala input yang diperuntukkan kepadanya dengan cara yang paling optimum dan cekap.
7. Perkaitan di antara produktiviti dan keberkesanan pula bolehdiihat apabila kita membandingkan di antara kuantiti output yang sebenarnya dihasilkan dengan kuantiti yang menjadi matlamat sesebuah jabatan/pejabat. Sekiranya kuantiti output yang dihasilkan itu menyamai matlamat yang dikehendaki maka jabatan/pejabat dikatakan berkesan kerana telah berjaya mencapai matlamatnya. Untuk mencapai tahap keberkesanan tersebut jabatan/pejabat perlu produktif. Dalam kontek inilah produktiviti dan keberkesanan dikatakan dua konsep yang saling kait-mengait.
Perkaitan di antara produktiviti dan kualiti pula boleh ditunjukkan apabila output sesebuah jabatan/pejabat itu dihubungkan dengan pihak pelanggan yang menjadi sasarannya. Matlamat sesebuah jabatan/pejabat bukan sahaja setakat mengeluarkan output pada kuantiti yang tepat, tetapi juga mempastikan output tersebut dapat memenuhi kehendak pelanggan. Untuk membolehkannya mengeluarkan outputpada kuantiti yang tepat, sesebuah jabatan/pejabat perlu menekankan aspek produktiviti. Manakala untuk mempastikan outputnya dapat memenuhi kehendak pelanggan pula, ia perlu menekankan aspek kualiti. Ini bermakna jabatan/pejabat perlu mempastikan output tersebut dapat mempamerkan ciri-ciri yang dihargai oleh pelanggan. Di antara ciri-ciri yang dimaksudkan itu termasuklah perkhidmatan yang cepat, boleh dipercayai, tiada kesilapan, bersopan santun dan mengutamakan keselamatan. Oleh itu, kualiti dan produktiviti adalah dua aspek yang saling lengkap- melengkapi dan perlu diberi perhatian oleh setiap jabatan/ pejabat apabila menghasilkan keluaran atau perkhidmatan

II Cara-cara Peningkatan Produktiviti
9. Sesebuah jabatan/pejabat Kerajaan mengeluarkan pelbagai output bagi mencapai objektifnya. Untuk mengeluarkan output ini ia perlu mendapatkan input-input asas seperti bahan-bahan mentah, modal, peralatan dan tenaga manusia dan seterusnya memproses input tersebut mengikut kaedah-kaedah yang tertentu. Proses ini dinamakan proses transformasi. Keupayaan sesebuah jabatan/pejabat mempertingkatkan produktivitinya adalah bergantung kepada sejauh mana ia dapat menyempurnakan proses transformasi ini dengan cekap. Semakin cekap proses ini dilakukan semakin tinggilah produktiviti kerana input-input asas seperti tenaga manusia, modal dan sebagainya dapat digunakan secara optimum.
10. Pihak jabatan/pejabat perlu menambah input-input pengurusan bagi melengkapkan proses transformasi. Input-input pengurusan ini adalah seperti sistem dan prosedur kerja, struktur organisasi, gaya pengurusan dan sebagainya. Dengan mengolah dan menggabungkan input-input asas dan input-input pengurusan ini maka pihak jabatan/pejabat boleh menghasilkan output yang dikehendakinya.
11. Untuk mempertingkatkan produktiviti, pihak pengurusan hendaklah mengambil langkah-langkah bagi memperkukuhkan faktor-faktor yang mempengaruhi produktiviti. Sebanyak lapan faktor telah dikenalpasti sebagai faktor-faktor yang kritikal.. Faktor-faktor yang dimaksudkan itu ialah terdiri daripada:
a. Tenaga manusia
b. Sistem dan prosedur
c. Struktur organisasi
d. Gaya pengurusan
e. Persekitaran kerja
f. Teknologi
g. Bahan-bahan
h. Kelengkapan modal
Tenaga Manusia
I. Keupayaan sesebuah jabatan/pejabat mencapai matlamat prestasinya sangat bergantung kepada faktor tenaga manusia. Ini adalah kerana kakitangan memainkan berbagai peranan penting dalam proses pengeluaran seperti menjadi buruh, pengurus kakitangan teknikal dan sebagainya. Kakitangan juga bertanggungjawab menggerakkan berbagai proses penting dalam organisasi seperti: perancangan; kawalan kualiti; membuat keputusan-keputusan strategik atau operasional;kawalan belanjawan; dan sebagainya.
II. Oleh itu, untuk menjadi produktif jabatan/pejabat Kerajaan hendaklah membangunkan sumber tenaga manusia dalam organisasinya. Tindakan-tindakan yang boleh diambil termasuklah:
a. Menyediakan latihan kepada kakitangan dalam bidang-bidang yang berkaitan dengan kerja mereka. Melalui latihan ini kakitangan boleh meningkatkan kepakaran dan kemahiran yang mana akan membantu mereka melaksanakan tugas-tugas dengan berkesan. Pihak pengurusan juga hendaklah sentiasa menggalakkan kakitangan mengamalkan konsep "Kemajuan Diri" supaya mereka boleh berusaha sendiri memperbaiki prestasi kerja.
b. Mewujud dan menyebarkan nilai-nilai yang positif. Di antara nilai-nilai yang perlu diutamakan ialah kejujuran, integriti, akauntabiliti, bertanggungjawab, berdisiplin, semangat bekerja secara berpasukan, keikhlasan dan amanah. Penerapan nilai-nilai ini di kalangan kakitangan akan mendorong mereka untuk bekerja dengan lebih tekun.
c. Memotivasikan kakitangan dengan cara memberi pengiktirafan kepada mereka yang telah menunjukkan kecemerlangan dalam kerja masing-masing. Pengiktirafan boleh diberi dalam berbagai bentuk seperti Anugerah Khidmat Cemerlang, anugerah pingat kebesaran, pemberian hadiah, pujian lisan dan lain-lain.
d. Menggalakkan penglibatan kakitangan dalam penentuan matlamat organisasi dan dalam proses penyelesaian masalah-masalah produktiviti. Bagi tujuan ini, sesebuah jabatan/pejabat itu boleh menubuhkan Kumpulan-kumpulan Meningkat Mutu Kerja atau Pasukan-pasukan Kerja di berbagai peringkat. Pihak pengurusan juga boleh memperkenalkan sistem cadangan bagi menggalakkankakitangan mengemukakan cadangan-cadangan yang boleh meningkatkan produktiviti organisasi.
e. Menggalakkan komunikasi yang berkesan di antara pihak pengurusan dengan kakitangan melalui pengamalan dasar komunikasi terbuka.
f. Menetapkan standard-standard prestasi yang jelas dan mencabar untuk kakitangan. Walau bagaimanapun, standard-standard prestasi ini hendaklah realistik dan boleh dicapai.
g. Sejauh mana yang boleh, kakitangan hendaklah ditempatkan mengikut kesesuaian pengetahuan dan kemahiran masing-masing. Selain itu, langkah-langkah memperkayakan kerja, pusingan kerja dan perluasan tanggungjawab hendaklah dilakukan bagi menjadikan kerja-kerja tersebut lebih mencabar
Sistem dan Prosedur Kerja
Tahap produktiviti sesebuah jabatan/pejabat adalah dipengaruhi oleh sistem dan prosedur kerja yang diamalkan oleh jabatan/pejabat berkenaan. Sistem dan prosedur kerja yang baik akan menggalakkan produktiviti kerana proses kerja dapat berjalan dengan licin dan cekap. Sebagai contoh, sistem fail yang baik akan mempercepatkan proses membuat keputusan kerana maklumat-maklumat yang tersimpan dalam fail boleh diperolehi apabila diperlukan. Keputusan yang cepat akan melicinkan kerja dan ini seterusnya membawa kepada peningkatanproduktiviti.
Sistem dan prosedur adalah mekanisma pentadbiran yang diwujudkan oleh jabatan/pejabat bagi menyelaras proses-proses, aktiviti-aktiviti dan tindakan yang terlibat dalam menjayakan sesuatu kerja. Penyelarasan ini perlu kerana kerja-kerja yang dijalankan adalah proses yang melibatkan berbagai lapisan kakitangan, bahagian dan unit. Mereka perlu berkomunikasi, bekerjasama, bertukar-tukar maklumat dan bergantung antara satu sama lain bagi menyiapkan sesuatu kerja. Selain daripada itu, sistem dan prosedur kerja juga menggariskan tatacara tentang bagaimana sesuatu kerja itu mesti dilakukan, peringkat-peringkat tindakan yang perlu disempurnakan, standard-standard yang perlu dipatuhi dan sebagainya. Dengan itu, sistem dan prosedur kerja secara langsung menentukan prestasi kerja setiap kakitangan.
Untuk mempertingkatkan produktiviti, jabatan/pejabat Kerajaan perlu mempastikan sistem dan prosedur kerja yang diamalkan oleh kakitangan mereka, sentiasa berkeadaan cekap. Sistem tersebut hendaklah mampu menyokong pencapaian prestasi kerja yang cemerlang dan bukannya menjadi penghalang kepada kelicinan proses kerja. Oleh itu sesebuah jabatan/ pejabat hendaklah merancang dan mengambil tindakan- tindakan yang konkrit bagi mencapai matlamat ini. Di antara tindakan-tindakan yang penting ialah:
Mengkaji semula sistem dan prosedur kerja yang diamalkan sekarang bagi mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada. Mana-mana aspek yang dianggap lapuk hendaklah dikemaskini supaya bersesuaian dengan keperluan semasa.
Mempermudahkan sistem dan prosedur yang ada bagi mengelakkan halangan-halangan birokrasi dalam kerja-kerja yang dijalankan.
Mengkaji peraturan-peraturan atau undang-undang yang ada sekarang dengan tujuan untuk memansuhkan peruntukan yang tidak lagi sesuai dengan matlamat jabatan/pejabat
Struktur Organisasi
17. Sesebuah jabatan/pejabat dibentuk berasaskan struktur yang sesuai dengan objektif, matlamat dan keadaan persekitarannya. Struktur inilah yang menentukan ciri-ciri penting jabatan/pejabat tersebut seperti: corak pengagihan tugas mengikut fungsi, bahagian dan unit; pengagihan kuasa dan wibawa; akauntabiliti dan tanggungjawab; peruntukan sumber; dan corak perhubungan dalam organisasi. Dengan yang demikian, struktur organisasi adalah salah satu faktor penting yang boleh mempengaruhi dan mengawal perjalanan aktiviti-aktiviti jabatan/pejabat dan ini seterusnya memberi kesan kepada tahap produktiviti jabatan/pejabat berkenaan.
18. Untuk menjadi produktif, jabatan/pejabat Kerajaan perlu mewujudkan satu struktur yang mantap. Struktur seperti ini akan mempastikan kerja-kerja dapat dijalankan dengan licin serta membolehkan sumber-sumber yang ada dalam organisasi digemblengkan secara optima. Pihak pengurusan boleh mengambil berbagai tindakan untuk mewujud struktur yang sedemikian. Di antaranya:
i. Menentukan penyelarasan fungsi-fungsi bahagian dan unit di dalam jabatan/pejabat supaya sentiasa saling melengkapi antara satu sama lain.
ii. Mewujudkan struktur yang fleksibel dan dinamik bagi memudahkan jabatan/ pejabat membuat penyesuaian dengan perubahan-perubahan persekitaran. Struktur itu juga mestilah memudahkan pengaliran maklumat dan sumber secara bebas di antara bahagian-bahagian dan unit dalam jabatan/pejabat.
iii. Menentukan corak perjawatan bahagian-bahagian dan unit agar berpadanan dengan tanggungjawab yang diberikan. Bidang tugas setiap peringkat jawatan pula hendaklah ditetapkan dengan jelas bagi mengukuhkan unsur akauntabiliti dan tanggungjawab di kalangan kakitangan.
iv. Mempastikan bidang kuasa bahagian-bahagian dan unit didefinisikan dengan jelas bagi mengelakkan percanggahan dan pertindihan fungsi
Gaya Pengurusan
19. Untuk mencapai kejayaan, pihak pengurusan perlu menerajui sendiri usaha-usaha peningkatan produktiviti. Peranan dan pengaruh pihak pengurusan ke atas prestasi jabatan/pejabat adalah besar kerana ia bertanggungjawab terhadap proses-proses utama dalam organisasi. Ini termasuklah: proses membuat keputusan; perancangan; belanjawan; penentuan keutamaan kerja; pengagihan sumber; dan penilaian prestasi. Oleh itu, pihak pengurusan perlu menunjukkan komitmen terhadap produktiviti dengan mengamalkan corak pengurusan yang berorientasikanoutput.
20. Tanggungjawab terpenting pihak pengurusan ialah mempastikan seluruh kakitangan dan sistem dalam jabatan/pejabat dapat digerakkan ke arah peningkatan produktiviti. Di antara tindakan yang perlu dilakukan oleh pihak pengurusan ialah:
i. Mewujudkan wawasan dan objektif jabatan/pejabat yang jelas dan menyebarkannya kepada seluruh kakitangan. Ini akan memotivasi kakitangan kerana mereka boleh mengaitkan sumbangan kerja-kerja mereka dengan pencapaian matlamat jabatan.
ii. Merancang dan menetapkan matlamat prestasi jabatan/pejabat dan kemudiannya mengukur pencapaian sebenar. Langkah ini akan membolehkan jabatan/pejabat mengetahui tahap produktivitinya pada sesuatu masa dan menggunakan maklumat tersebut untuk mengambil tindakan susulan.
iii. Mewujudkan budaya kerja yang menekankan produktiviti untuk diamalkan oleh setiap lapisan kakitangan. Budaya ini hendaklah berteraskan nilai-nilai kerja yang baik seperti dedikasi, integriti, akauntabiliti, berdisiplin dan sebagainya
Persekitaran Kerja
21. Persekitaran kerja sesebuah jabatan/pejabat mempunyai kesan langsung ke atas produktiviti jabatan/pejabat berkenaan. Sebagai contoh, sekiranya sesebuah jabatan/pejabat mempunyai susunatur yang baik, proses-proses kerja akan dapat berjalan dengan lancar. Aktiviti-aktiviti seperti pergerakan fail, maklumat dan komunikasi di antara bahagian-bahagian dan di antara kakitangan dapat dibuat dengan berkesan. Oleh itu, masa untuk menyiapkan sesuatu kerja akan dapat dijimatkan dan ini adalah petunjuk kepada peningkatan produktiviti. Selain itu, susunatur pejabat yang baik juga akan mengoptimakan penggunaan ruang dan ini akan menjimatkan kos operasi. Penjimatan kos ini juga menyumbang kepada peningkatan produktiviti.
22. Oleh itu, untuk mempertingkatkan produktiviti, jabatan/ pejabat perlu meningkatan kualiti persekitaran kerjanya supaya bersesuaian dengan tugas-tugas yang dijalankan. Tindakan-tindakan yang boleh diambil termasuklah:
i. Mengadakan susunatur pejabat yang sesuai dengan operasi kerja.
ii. Melengkapkan pejabat dengan kemudahan-kemudahan asas seperti alat hawa dingin, perabot yang baik dan alat perhubungan.
iii. Menjaga kebersihan dan perhiasan pejabat.
iv. Menyediakan kemudahan untuk kakitangan seperti bilik rehat, riadah dan sebagainya
Teknologi
23. Penggunaan teknologi moden dalam proses kerja adalah satu langkah yang penting bagi meningkatkan produktiviti. Teknologi bukan sahaja merujuk kepada mesin-mesin atau peralatan elektronik seperti komputer, mesin taip elektrik atau mesin faksimili tetapi juga merangkumi pengetahuan dan kaedah-kaedah bekerja yang saintifik. Melalui penggunaan teknologi, sesetengah proses kerja dapat di automasi atau dimekanisasikan. Dengan cara ini kerja-kerja dapat dijalankan dengan cepat, murah, di samping meningkatkan kualitinya. Selain daripada itu, sesetengah kerja yang dahulunya dijalankan oleh manusia secara manual, boleh diambilalih oleh mesin. Ini akan membantu mengatasi masalah kecacatan output yang disebabkan oleh kecuaian atau kelemahan manusia.
24. Sebagai strategi meningkatkan produktiviti, jabatan/ pejabat hendaklah mengkaji kesesuaian untuk mengautomasi atau memekanisasi proses-proses kerja yang mereka jalankan. Program mekanisasi boleh ditumpukan kepada kerja-kerja yang bercorak pemprosesan dan rutin seperti penyediaan bil, resit kutipan hasil, penyediaan surat notis atau pengeluaran borang-borang rasmi yang seragam. Kerja-kerja seperti ini sesuai dilakukan oleh mesin kerana tidak melibatkan keputusan- keputusan pengurusan yang penting. Program automasi pula, khususnya yang berasaskan komputer, boleh ditumpukan kepada pengendalian sistem maklumat. Ini termasuklah sistem maklumat bagi tujuan pengurusan, perancangan, kawalan kewangan, penyelenggaraan inventori dan sebagainya
Bahan-bahan
25. Produktiviti juga boleh ditingkatkan dengan mengurangkan pembaziran bahan-bahan yang digunakan sebagai input. Bahan-bahan ini adalah seperti bahan binaan, kertas, alat tulis, bahan kimia dan lain-lain yang digunakan untuk menghasilkan output. Pembaziran lazimnya berlaku apabila bahan-bahan yang dibeli untuk dijadikan input itu tidak berkualiti. Bahan-bahan tersebut terpaksa dibuang kerana jika diproses boleh mencacatkan output yang akan dihasilkan. Sebab itulah untuk meningkatkan produktiviti, jabatan/pejabat perlu mempastikan bahan-bahan yang digunakannya berkualiti tinggi. Di antara cara-cara yang boleh digunakan untuk mengelakkan pembaziran bahan-bahan adalah seperti berikut:
i. Menjalankan pemeriksaan kualiti ke atas semua bahan, sebaik sahaja diperolehi daripada pembekal dan sebelum anya diproses untuk mengeluarkan output.
ii. Memberi pendidikan kualiti kepada pembekal dan memastikan hanya pembekal-pembekal yang diiktiraf sahaja dibenar membekal bahan-bahan yang diperlukan oleh jabatan/ pejabat.
iii. Mengamalkan sistem inventori yang baik untuk mengelakkan pemegangan stok yang berlebihan. Stok yang berlebihan juga adalah satu pembaziran yang membebankan jabatan/pejabat dari segi kewangan

Kelengkapan Modal
26. Kelengkapan modal seperti jentera, loji, kenderaan pengangkutan dan sebagainya adalah input penting dalam proses pengeluaran output. Kelengkapan ini perlu diselenggara dengan sempurna supaya boleh beroperasi di sepanjang masa. Langkah ini boleh mengelakkan masa yang mungkin terbuang jika berlaku kerosakan. Di antara cara-cara bagi meningkatkan tahap bolehguna kelengkapan modal adalah seperti berikut:
i. Menyelenggarakan kelengkapan mengikut jadual supaya dapat mengurangkan kemungkinan kerosakan.
ii. Menentukan kelengkapan berada dalam persekitaran operasi yang baik. Misalnya jika kelengkapan itu ialah alat komputer kerangka utama, ia hendaklah diletakkan dalam bilik berhawa dingin supaya tidak mudah rosak.
iii. Merancang penggunaan kelengkapan supaya semuanya dapat digunakan dengan optimum
III Pengukuran Produktiviti
27. Pengukuran produktiviti adalah satu daripada komponen penting dalam usaha peningkatan produktiviti. Segala usaha untuk mempertingkatkan produktiviti tidak akan dapat dilaksanakan tanpa mengetahui terlebih dahulu tahap produktiviti semasa. Pada dasarnya, pengukuran dibuat untuk mengetahui tahap produktiviti sesebuah jabatan/pejabat. Pengukuran produktiviti membolehkan jabatan/pejabat:
a. Mengetahui sejauh mana sumber-sumber yang telah diperuntukkan digunakan.
b. Meningkatkan fleksibiliti operasi dari segi penggunaan tenaga manusia dan alat-alat.
c. Mengenalpasti bidang-bidang untuk meningkatkan produktiviti.
d. Menentukan kos operasi organisasi.
Panduan ini menggariskan satu pendekatan untuk mengukur produktiviti di peringkat jabatan/pejabat dan individu. Sekiranya mana-mana jabatan/pejabat telah pun mempunyai sistem pengukuran produktiviti masing-masing, mereka bolehlah terus menggunakannya.
28. Pengukuran produktiviti boleh dilaksanakan di dua peringkat iaitu:
a. Peringkat organisasi; dan
b. Peringkat individu
a) Pengukuran Di Peringkat Organisasi
Terdapat 4 langkah yang terlibat dalam mengukur produktiviti di peringkat jabatan/pejabat. Langkah-langkah ini adalah seperti berikut:
i. Mengenalpasti output-output utama berdasarkan kepada objektif-objektif yang telah ditentukan.
ii. Menentukan petunjuk-petunjuk produktiviti (productivity indicators) bagi setiap output utama yang dikenalpasti.
iii. Mengumpul data berdasarkan kepada petunjuk-petunjuk produktiviti yang telah dikenalpasti.
iv. Menilai tahap produktiviti semasa
Langkah 1: Mengenalpasti Output-Output Utama
Output-output utama yang dihasilkan oleh jabatan/pejabat perlu dikenalpasti. Output-output ini adalah dalam dua bentuk iaitu perkhidmatan dan keluaran. Contoh output dalam bentuk keluaran ialah seperti laporan, Kad Pengenalan dan lesen-lesen. Contoh output dalam bentuk perkhidmatan ialah seperti pungutan cukai tanah, khidmat nasihat, ceramah, pemberian ubat kepada pesakit-pesakit di kaunter-kaunter hospital dan kawalan trafik di jalan raya. Contoh output-output di agensi-agensi Kerajaan tertentu adalah seperti berikut:

Contoh Output di Jabatan Pendaftaran Negara
Di antara output utama yang dihasilkan oleh Jabatan Pendaftaran Negara ialah:
i. Sijil Kelahiran
ii. Kad Pengenalan
iii. Sijil Kerakyatan
iv. Sijil Kematian
Contoh Output di Dewan Bandaraya, Kuala Lumpur
Di antara output utama yang dihasilkan oleh Dewan Bandaraya, Kuala Lumpur ialah:
i. Perkhidmatan pungutan sampah
ii. Penguatkuasaan
iii. Kutipan hasil
iv. Lesen
v. Pelan bangunan yang diluluskan
Langkah 2: Penentuan Petunjuk Produktiviti
32. Untuk mengukur produktiviti sesebuah jabatan/pejabat, beberapa petunjuk produktiviti perlu diwujudkan. Petunjuk- petunjuk produktiviti ialah satu pengukuran proksi yang digunakan untuk mengukur produktiviti jabatan/pejabat. Petunjuk-petunjuk produktiviti yang diwujudkan adalah berdasarkan kepada output-output utama yang telah dikenalpasti. Seelok-eloknya beberapa petunjuk produktivitidiwujudkan untuk setiap output. Dalam mewujudkan petunjuk- petunjuk produktiviti jabatan/pejabat perlu menumpukan perhatian kepada perkara-perkara berikut:
i. Data yang perlu dikutip sudah sedia ada atau senang diperolehi.
ii. Petunjuk yang dipilih adalah jelas dan senang difahami.
iii. Petunjuk produktiviti berkenaan mencerminkan unsur kos, kuantiti dan masa.
Petunjuk-petunjuk produktiviti ini boleh dinyatakan dalam bentuk nisbah (ratios), bilangan dan peratus..
33. Petunjuk-petunjuk produktiviti lain yang boleh digunakan untuk mengukur produktiviti di peringkat jabatan/pejabat adalah seperti berikut:
i.
Bilangan projek yang siap mengikut jadualBilangan projek yang dikendalikan
ii.
Jumlah masa menunggu untuk perkhidmatanBilangan pelanggan
iii.
Bilangan pesakit yang datang semula untuk rawatanBilangan pesakit yang telah menerima rawatan
iv.
Bilangan muka surat yang ditaipBilangan jurutaip
v.
Jumlah masa yang diambil untuk menyediakan semua baucerBilangan baucer yang diselesaikan
vi.
Bilangan kenderaan perniagaan yang diperiksaBilangan pemeriksa kenderaan
vii.
Bilangan kenderaan yang didaftarkanBilangan pekerja yang terlibat dalam kerja-kerja pendaftaran
viii.
Bilangan projek-projek pembangunan yang telah siap bagi sesuatu tempohBilangan projek-projek pembangunan yang dikendalikan bagi sesuatu tempoh
ix.
Jumlah masa untuk latihan/kursusJumlah masa bekerja
x.
Kos penyelenggaraan mesinKos penyelenggaraan mesin yang dirancangkan

Langkah 3: Pengumpulan Data
34. Langkah seterusnya ialah untuk mengumpul data yang sesuai berdasarkan kepada output utama dan petunjuk produktiviti yang telah dikenalpasti.
35. Data harus dikumpul dari semasa ke semasa untuk membolehkan penilaian tahap produktiviti jabatan/pejabat dibuat. Contohnya, jika tempoh penilaian ialah satu tahun, data boleh dikumpul dari semasa ke semasa (periodically) atau sepanjang tahun berkenaan. Setiap jabatan/pejabat harus mereka bentuk borang-borang tertentu untuk membolehkan mereka mengumpul data yang sesuai.
36. Data yang telah dikumpul harus diringkaskan untuk memudahkan penilaian.
37. Untuk membolehkan jabatan/pejabat menentukan tahap produktiviti semasa, perbandingan perlu dibuat dengan standard produktiviti pada tahun-tahun yang lepas. Tahap produktiviti semasa telah meningkat jika standard produktiviti tempoh tersebut adalah lebih baik dari standard produktiviti dalam tempoh lepas. Empat cara boleh digunakan untuk menetapkan standard produktiviti. Cara-cara ini adalah seperti berikut:
i. Perbincangan dengan pegawai-pegawai yang terlibat tentang standard produktiviti yang munasabah digunakan.
ii. Kajian masa (time and motion study).
iii. Rekod-rekod sejarah (historical records) yang sedia ada.
iv. Menggunakan standard-standard yang dianggap sebagai standard antarabangsa bagi perkhidmatan tertentu seperti kesihatan, pengangkutan jalan dan perkhidmatan bomba.
Langkah 4: Menilai Tahap Produktiviti Semasa
38. Data yang dikumpul perlu dianalisa dan dinilai dari semasa ke semasa untuk mengesan tahap produktiviti di peringkat jabatan/pejabat. Penilaian perlu dibuat bersama-sama oleh Ketua Jabatan/Unit dan pekerja-pekerjanya. Jika didapati bahawa tahap produktiviti tidak mencapai standard produktiviti yang ditentukan, kajian perlu dijalankan untuk menentukan sebab-sebab kegagalan dan tindakan pembetulan diambil.
b) Pengukuran di Peringkat Individu
Terdapat 4 langkah yang terlibat dalam mengukur produktiviti di peringkat individu. Langkah-langkah ini adalah seperti berikut:
i. Menentukan output utama yang dihasilkan.
ii. Menentukan standard prestasi/norma kerja bagi setiap output utama yang dihasilkan.
iii. Mengumpul data berdasarkan standard prestasi/norma kerja
iv. Menilai tahap produktiviti semasa.
Langkah 1: Penentuan Output Yang Dihasilkan
0utput utama yang dihasilkan oleh setiap pekerja perlu ditentukan. Contoh output yang dihasilkan oleh seorang pegawai ialah:
v. Kertas kerja
vi. Laporan
vii. Ceramah
Langkah 2: Penentuan Standard Prestasi/Norma Kerja
41. Standard-standard prestasi/norma kerja perlu ditentukan bagi setiap output utama yang telah dikenalpasti. Standard-standard prestasi/norma kerja boleh diwujudkan melalui beberapa cara seperti berikut:
i. Berdasarkan rekod-rekod sejarah
ii. Kajian masa
iii. Perbincangan di antara penyelia dan pekerja yang terlibat
Di antara contoh-contoh standard prestasi/norma kerja individu adalah seperti berikut:
iv. Seorang jurutaip harus menaip 5 muka surat dalam tempoh masa 20 minit.
v. Seorang pegawai harus menyediakan 6 laporan kajian dalam satu tahun.
vi. Seorang kerani kewangan harus menyediakan satu baucer kewangan dalam tempoh masa 20 minit.
vii. Seorang kerani kaunter hendaklah memproses 1 sijil kelahiran dalam tempoh masa 25 minit
Langkah 3: Pengumpulan Data
42. Data-data tertentu yang berkaitan dengan standard prestasi/norma kerja perlu dikumpul. Data-data ini boleh dikumpul untuk masa-masa tertentu seperti tiga bulan sekali atau untuk sepanjang tempoh masa penilaian. Data yang telah dikumpul harus diringkaskan untuk memudahkan penilaian.
Langkah 4: Penilaian Tahap Produktiviti Semasa
44. Data yang dikumpul perlu di analisa dan dinilai dari semasa ke semasa. Penilaian mengenai prestasi seorang pekerja harus dibuat di antara penyelia dan pegawai yang berkenaan. Sekiranya standard prestasi seorang pekerja tidak memenuhi standard-standard prestasi yang telah ditentukan adalah menjadi tanggungjawab penyelia untuk menentukan sebab-sebab supaya tindakan pembetulan boleh diambil dengan segera. Sekiranya prestasi seorang pekerja masakini adalah melebihi standard prestasi/norma kerja tempoh lepas maka ini menunjukkan tahap produktivitinya telah meningkat.
Penutup
Jabatan/pejabat Kerajaan hendaklah menjadikan usaha peningkatan produktiviti sebagai satu proses yang berterusan. Ini kerana tahap produktiviti bersifat relatif. Sesuatu tahap yang dianggap tinggi pada satu masa dahulu tidak lagi dianggap sedemikian pada masa ini. Oleh itu sesebuah jabatan/pejabat hendaklah sentiasa memperbaiki prestasinya pada sepanjang masa. Usaha-usaha ke arah ini hendaklah diterapkan menjadi sebahagian daripada amalan pengurusan seharian.
Selain itu, tumpuan keatas produktiviti seharusnya juga diseimbangkan dengan tumpuan ke atas kualiti. Ini adalah kerana jabatan/pejabat bukan sahaja dinilai berasaskan keupayaannya menghasilkan keluaran-keluaran, tetapi juga turut dinilai berasaskan keupayaan keluaran tersebut memenuhi kehendak orang ramai yang menjadi pelanggan